Inwonersenquêtes

Het uitvoeren van enquêtes kan een goed beeld geven van hoe inwoners, bezoekers of deelnemers aan een evenement een situatie hebben ervaren. Deze informatie wordt vervolgens ingezet om de situatie of een evenement aan te passen zodat het nòg beter aansluit op de behoeften van de inwoners, bezoekers of deelnemers. Het contracteren van een geschikt bureau kan het verschil maken.

In deze trajecten heb ik nauw samengewerkt met de inhoudelijke deskundigen om tot een aanbestedingsstrategie te komen waar we de markt maximaal mee aanspreken. Een ander doel was om voldoende flexibiliteit houden in de organisatie om de juiste oplossing per vraagstuk te kiezen. De kennis wordt op allerlei lagen in de organisatie ingezet en heeft in enkele gevallen invloed op strategische beslissingen rondom beleid. Het borgen van kwaliteit bij de gecontracteerde onderzoeksbureaus was daarmee een ander belangrijk doel.

Het uitwerken van deze aanbesteding heeft relatief veel tijd in beslag genomen en was arbeidsintensief, hiermee hebben we geborgd dat de organisatiedoelstellingen behaald kunnen worden en dat er een solide basis staat voor de toekomst.

NMS verkeerssystemen

Voor deze aanbesteding had ik nog niet eerder van een NMS voor verkeerssystemen gehoord en het onderwerp is vrij technisch in aard. Een goede samenwerking met het aanbestedingsteam en de inhoudelijke deskundigen was noodzakelijk om tot een goed eindresultaat te komen.

Deze markt verandert continu en veranderingen kunnen soms snel gaan waardoor het consulteren van de markt al snel een belangrijk punt in de strategie werd. Deze consultatie leverde interessante resultaten op met een directe invloed op de procedurekeuze.

Al met al een interessant traject waarin flexibiliteit en snel schakelen centraal stonden.

Verwerking diverse afvalstromen

In mijn carrière als inkoper ben ik al opvallend veel afval aanbestedingen tegengekomen, ze komen steeds op mijn pad. Ik moet zeggen dat ik het onderwerp ook erg interessant vind en steeds weer wat nieuws leer over de markt of de wijze van verwerking van bepaalde afvalstromen.

De manier waarop verschillende organisaties kijken naar afval en hoe zij daarmee om (willen) gaan, is een belangrijk punt van deze aanbestedingen. Sommige organisaties willen zich nergens zorgen om maken en een vast ophaalmoment hebben, andere juist een zo goed mogelijk afgestemd moment zodat er geen kilometer teveel wordt gereden. Ook de discussie over voor- of nasorteren is een interessante.

Ik licht deze aanbestedingen uit omdat ze voor mij altijd de noodzaak van doelmatigheid benadrukken, het onderwerp is zo’n zichtbaar onderdeel van een organisatie en er is zoveel mogelijk dat de vraag grotendeels gedefinieerd wordt door de specifieke behoefte van de organisatie

Koffie en warme dranken

De eerste aanbesteding kwam op een moment dat ik nog geen ervaring had met catering aanbestedingen. Ik had er zijdelings veel over gehoord en ken de voorbeelden aan de praktijk, maar nu mocht ik er voor het eerst mee aan de slag.

Koffie is een lastig onderwerp, want iedereen heeft een andere smaak en voorkeur. Daarom hebben we ervoor gekozen om dit terug te laten komen als belangrijk aspect, het meenemen van feedback en veranderende voorkeuren tijdens de opdracht.

De expertise van het team en onze gedeelde creativiteit hebben gezorgd voor een prettige samenwerking met een leverancier die er alles aan zal doen om de gebruikerservaring te optimaliseren. Een goede basis voor de warme drankenaanbestedingen die ik later heb gedaan.

Regiecentrale vervoer

De aanbesteding regiecentrale is de meest recente die ik in het rijtje van uitgelichte projecten wil opnemen. Dit was mijn eerste ervaring met een aanbesteding op het gebied van vervoer en ik ben meteen in het diepe gedoken door de aanbesteding voor de regiecentrale voor de gehele regio op me te nemen. Het betrof namelijk het regionale vervoerssysteem waarbinnen wordt samengewerkt door diverse  gemeenten en een provincie en beslaat daarom een fors gebied.

De regiecentrale is verantwoordelijk voor de regiefunctie en is een onafhankelijke en zelfstandige opererende organisatie die vervoeraanvragen  verzamelt, plant en uitzet bij één of meerdere vervoerders binnen de vervoerspercelen.

Het is dus voor de reizigers essentieel dat een opdrachtnemer over de juiste kennis, kunde en ervaring beschikt om dit uit te kunnen voeren. Daarnaast komen er veel regels kijken bij de vervoersbranche en haken veel doelgroepen aan op andere vakgebieden. De externe adviseurs in dit traject waren dan ook onmisbaar en de samenwerking heeft geleid tot een goede aanbesteding.

Concessie opdracht kermis

Een bijzonder onderwerp en een leuk traject. Deze meervoudig onderhandse aanbesteding was één van de eerste volledig zelfstandige aanbestedingen die ik heb gedaan. Voordat ik hieraan werkte, had ik er nooit bij stilgestaan dat een kermis ook aanbesteedt moet worden. Het is een onderwerp dat leeft in een gemeente en dat veel mensen raakt. Vanaf het begin was duidelijk dat niet alleen de ambtelijke en bestuurlijke gemeentemedewerkers tevreden moeten zijn met het resultaat, maar met name ook de burgers in de gemeente die al decennia met veel plezier de kermis bezoeken.

In de aanbesteding was hierdoor voldoende aandacht voor de beleving van kermisbezoekers en de visie van de kermisexploitant nodig. We realiseerden ons al snel dat alleen een inschrijving op papier niet voldoende inzicht zou bieden waardoor een presentatieronde onderdeel werd van de procedure.

Ik ben trots op het resultaat van deze aanbesteding en blij dat ik heb gewerkt met een professioneel beoordelingsteam dat een kundige en objectieve beoordeling heeft gedaan waardoor de gemeente weer jarenlang kermissen kan organiseren.

Mobiliteit evenementen

Belangrijk moment op de kalender voor deze gemeente zijn drie evenementen die jaarlijks plaatsvinden. De drie evenementen vinden traditiegetrouw plaats in hetzelfde weekend  en trekken vele bezoekers. Het zijn evenementen die leven in de gemeenten en waar wekenlang hard aan wordt gewerkt. Om alles in goede banen te leiden wordt ieder jaar een mobiliteitsplan gemaakt waardoor de bezoekersstromen en het verkeer op een veilige manier van en naar de evenementen wordt geleid.

De niet-openbare Europese aanbesteding voor de mobiliteit was een interessante aanbesteding waarbij alle aspecten van mobiliteit rondom een evenement moesten worden meegenomen. Hoewel de prijs van een evenement natuurlijk erg belangrijk is en de kosten voor mobiliteit daar zeker invloed op  hebben, lag de nadruk op de kwaliteit van de inschrijvingen.

In dit jaar was de aanpak van de evenementen net anders dan andere jaren en was het weer een daverend succes.

XRD machine

De marktconsultatie en meervoudig onderhandse aanbesteding voor een nieuwe X-ray diffractometer. Binnen de organisatie wordt veel onderzoek verricht, soms zijn daar hele technische machines voor nodig om de juiste resultaten te krijgen. In deze aanbesteding werkte ik ook onder een senior inkoper die mij het vertrouwen gaf om dit zelfstandig op te pakken.

Het onderwerp van de aanbesteding was erg technisch en ik heb in korte tijd veel informatie gekregen over wat zo’n machine doet en aan welke eisen dit moet voldoen. Ik kan me herinneren dat ik goede discussies heb gevoerd met de productexpert over de eisen omdat het vanwege het onderwerp een hele uitdaging was om vast te stellen of de eisen proportioneel zijn. Uiteindelijk hebben we een hele mooie aanbesteding gedaan en was het resultaat wat we ervan hoopte.

Deze en mijn eerste aanbesteding hebben de basis gelegd voor alles wat daarna kwam. Ik heb geleerd om me in korte tijd te verdiepen in de complexe onderwerpen van de aanbesteding en dit te rijmen met alle wet- en regelgeving om zo tot een resultaat te komen. Omdat ik altijd een generalist ben gebleven, die gespecialiseerd is in de aanbestedingswet, is dit een vaardigheid die erg belangrijk is om kwaliteit te kunnen borgen.